Em razão das medidas de isolamento necessárias para a contenção da pandemia da COVID-19, a Medida Provisória nº 931/2020 (MP 931) foi publicada para possibilitar o cumprimento de obrigações legais por sociedades anônimas (abertas e fechadas), limitadas e cooperativas.
Nos termos da MP 931, os acionistas, sócios e cooperados de sociedades anônimas (abertas e fechadas), limitadas e cooperativas poderão participar e votar à distância em assembleias e reuniões, nos termos das normas do Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração (DREI) e da Comissão de Valores Mobiliários (CVM), conforme aplicável.
O DREI, por meio da Instrução Normativa nº 79, publicada em 15 de abril de 2020 (IN 79), regulamentou as reuniões e assembleias semipresenciais e digitais de sociedades anônimas fechadas, limitadas e cooperativas.
Portanto, as reuniões e assembleias de acionistas, sócios e cooperados poderão ser realizadas de 3 formas: (i) presencial; (ii) semipresencial; ou (iii) digital.
Digital é a assembleia ou reunião realizada exclusivamente à distância, sem a possibilidade de participação e voto presenciais.
Semipresencial é assembleia ou reunião realizada em local físico e com a possibilidade de participação e voto tanto presencial quanto à distância.
Presencial é a assembleia ou reunião realizada em local físico e com a possibilidade de participação e voto exclusivamente presencial.
A IN 79 esclareceu um ponto que gerou dúvida na MP 931. A MP 931 apenas autorizou, expressamente, a realização de assembleias totalmente digitais por sociedades anônimas abertas – que depende de regulamentação da CVM –, mas não conferiu diretamente essa possibilidade (realização de assembleias ou reuniões integralmente digitais) às demais sociedades. É importante que a MP 931 seja aprimorada, neste ponto, durante o processo legislativo, para se evitar questionamentos e nulidades de conclaves integralmente digitais de sociedades anônimas fechadas, limitadas e cooperativas.
O contrato ou estatuto da sociedade, assim como eventual acordo de sócios ou acionistas, podem regulamentar a convocação, instalação e deliberação das reuniões e assembleias (presenciais, semipresenciais ou digitais) e até mesmo eleger uma ou mais formas de realização dos conclaves, bem como atribuir tal prerrogativa à maioria do capital social ou aos administradores.
O edital de convocação deverá especificar qual será o tipo de reunião ou assembleia a ser realizada (presencial, semipresencial ou digital).
A participação e a votação à distância, nas assembleias e reuniões semipresenciais e digitais, podem ocorrer por meio de envio de boletim de voto a distância ou atuação remota, devendo a sociedade utilizar sistema eletrônico acessível aos acionistas, sócios ou cooperados, conforme o caso.
As assembleias ou reuniões semipresenciais e digitais deverão ser integralmente gravadas, devendo a gravação e os documentos relativos ao conclave (votos, propostas, protestos, dentre outros) ser mantidos em arquivo pela sociedade pelo prazo prescricional aplicável à respectiva ação de anulação.
O boletim de voto a distância deve conter: (i) as matérias da ordem do dia; (ii) as orientações sobre seu envio à sociedade; (iii) a indicação dos documentos necessários à comprovação da identidade ou representação do sócio, acionista ou cooperado; e (iv) orientações sobre os requisitos necessários para a validade do voto. A sociedade deverá disponibilizar o boletim de voto a distância para impressão em papel e preenchimento manual.
As matérias da ordem do dia devem ser indicadas no boletim de voto a distância: (i) em linguagem clara, objetiva e imparcial; e (ii) na forma de propostas, com indicação do autor, tendo o acionista, sócio ou cooperado a opção de aprovar, rejeitar ou abster-se. O boletim também poderá fazer referência a documentos disponíveis na internet aos acionistas, sócios ou cooperados em que as propostas estejam mais detalhadas.
O boletim de voto a distância deverá ser enviado até 5 dias antes do conclave pelo acionista, sócio ou cooperado à sociedade, a qual considerará o voto válido ou indicará a necessidade de retificação no prazo de até 2 dias de seu recebimento. O sócio, acionista ou cooperado poderá retificar seu voto antes de vencido o referido prazo de 5 dias e comparecer à reunião ou assembleia semipresencial e proferir seu voto presencialmente; neste caso, o boletim enviado será desconsiderado.
De acordo com a IN 79, considera-se presente o sócio, acionista ou cooperado: (i) cujo boletim de voto a distância tenha sido considerado válido pela sociedade; (ii) que registrou sua presença, pessoalmente ou por meio de representante, no sistema eletrônico utilizado pela sociedade; ou (iii) que, no conclave semipresencial, tenha comparecido fisicamente, inclusive por seu representante.
Ainda nos termos da IN 79, as atas das reuniões ou das assembleias semipresenciais ou digitais, assim como os livros societários aplicáveis, poderão ser assinadas isoladamente pelo presidente e secretário da mesa, que também deverão consolidar a lista de presença em documento único. Embora a IN 79 confira ao presidente e secretário da mesa a prerrogativa de assinarem, isoladamente, a ata da assembleia, o art. 130 da Lei de S.A. – que em princípio não foi alterado pela MP 931 – exige, para sua validade, a assinatura de quantos acionistas bastem para constituir a maioria necessária para as deliberações tomadas na assembleia. Uma forma de conciliar essas normas, viabilizar a realização de assembleias remotas e manter com a maioria acionária o controle sobre o texto da ata, a qual registrará as deliberações aprovadas e, após seu arquivamento na Junta Comercial, produzirá efeitos perante terceiros, seria exigir que ata fosse assinada eletronicamente pelos presentes (tantos quantos bastem para aprovar as deliberações).
O sistema eletrônico utilizado pela sociedade deve garantir: (i) a segurança, confiabilidade e transparência do conclave; (ii) o registro das presenças; (iii) a participação (inclusive de administradores, auditores e advogados, nos termos da Lei) e o voto; (iv) a visualização de documentos apresentados durante a assembleia ou reunião; (v) a entrega e o recebimento pela mesa de manifestações escritas (votos, propostas, protestos, entre outros); e (vi) a gravação integral do conclave.
Aplicam-se às assembleias ou reuniões semipresenciais e digitais as disposições legais e regulatórias – que com elas forem compatíveis – relativas às assembleias e reuniões presenciais. Por exemplo, o presidente da mesa terá o poder, na assembleia semipresencial ou virtual, assim como possui na presencial, de não computar o voto proferido com infração a acordo de acionistas arquivado na sede na companhia, nos termos do art. 118, § 8º, da Lei das S.A. Outro exemplo seria a participação de advogado na assembleia ou reunião; não na condição de acionista ou sócio mas como assessor jurídico de seu cliente, o que lhe é assegurado pelo art. 7º, VI, “d”, do Estatuto da Advocacia.
As assembleias ou reuniões presenciais convocadas antes de 15 de abril de 2020 somente poderão ser realizadas de forma semipresencial ou digital se todos os acionistas, sócios ou cooperados (conforme o caso) concordarem expressamente ou se fizerem presentes no conclave.
